Privacybeleid

Kledon Bon (bereikbaar via bon.kledon.nl en de bijbehorende mobiele apps) is een dienst van Kledon B.V. waarmee ondernemers bonnen en inkoopfacturen digitaal verwerken en automatisch doorzetten naar hun Moneybird-administratie.

Contactgegevens: info@kledon.nl

• Accountgegevens — e-mailadres en wachtwoord (versleuteld) van portaalgebruikers.
• Foto's van bonnen — gemaakt met de camera of gekozen uit de galerij, uitsluitend wanneer u die zelf via de app of het portaal aanlevert.
• Inkoopfacturen — PDF-bijlagen die u zelf uploadt, of die — uitsluitend als u een e-mailkoppeling activeert — met leesrechten uit de gekoppelde mailbox worden opgehaald.
• Apparaat-koppeling — een uniek token dat de telefoon-app aan uw administratie koppelt, zonder dat op het apparaat een account nodig is.
• Integratie-gegevens — door u ingevoerde koppelingsgegevens (zoals een Moneybird-token) worden versleuteld opgeslagen.

Alle administratie-gegevens zijn strikt per administratie (workspace) gescheiden: gebruikers zien uitsluitend de gegevens van hun eigen administratie.

• Bonnen en facturen worden verwerkt met tekstherkenning (OCR) om bedragen, BTW en leveranciergegevens te extraheren en een boekingsvoorstel te doen.
• Boekingen worden — na uw controle of met uw instelling voor automatisch doorsturen — aangemaakt in uw eigen Moneybird-administratie.
• Accountgegevens worden gebruikt voor inloggen, beveiliging en service-mails (zoals wachtwoordherstel).

Wij delen geen gegevens met derden voor commerciële of marketingdoeleinden. Voor de werking van de dienst gebruiken wij:

• Supabase — database en opslag, gehost binnen de Europese Unie.
• OpenAI — OCR-tekstherkenning van bonnen en facturen via de zakelijke API; deze data wordt niet gebruikt voor het trainen van modellen (zakelijk privacybeleid).
• Moneybird — uw eigen boekhoudadministratie, waar boekingen op uw verzoek worden aangemaakt.
• Google — verificatie van leveranciernamen (bedrijfsnaam/adres, geen persoonsgegevens) en — alleen als u die koppeling zelf activeert — het met leesrechten ophalen van factuurbijlagen uit Gmail.
• Microsoft — alleen als u een Microsoft 365-mailkoppeling activeert: het ophalen van factuurbijlagen uit de gekoppelde mailbox.
• Sentry — technische foutmonitoring, zonder persoonsgegevens in de foutrapportage.

Er worden geen advertentie- of trackingdiensten gebruikt.

Alle gegevens worden opgeslagen via Supabase, gehost binnen de Europese Unie. Verbindingen zijn versleuteld via TLS; integratie-sleutels worden aanvullend versleuteld opgeslagen (AES-256).

Bonnen, facturen en bijbehorende gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor uw bedrijfsadministratie, in overeenstemming met de wettelijke (fiscale) bewaarplicht van 7 jaar. Apparaatkoppelingen en e-mail-/Moneybird-koppelingen kunt u op elk moment zelf intrekken; uw account en administratie worden op verzoek verwijderd.

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS)
• Strikte scheiding per administratie via row-level security op databaseniveau
• Integratie-sleutels en mail-koppelingen versleuteld opgeslagen (AES-256)
• Toegang tot het portaal beveiligd met authenticatie
• Audit-logging van beheeracties

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:

• Inzage te vragen in de gegevens die wij van u verwerken
• Rectificatie of verwijdering van uw gegevens te verzoeken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via de app of per e-mail.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem contact met ons op:

Kledon B.V.
E-mail: info@kledon.nl